11. Outils de collaboration entre utilisateurs
Note
Un tutoriel vidéo complet sur les fonctionnalités collaboratives de Tale of Data est disponible ici.
11.1. Concepts
La collaboration dans Tale of Data s’organise autour des concepts suivants :
La copie d’une source de données à destination d’autres utilisateurs.
La copie de flows vers d’autres utilisateurs : cette fonctionnalité permet au propriétaire d’un flow de transmettre une copie de ce flow à d’autres utilisateurs. Le destinataire est propriétaire de la copie : il peut modifier et exécuter le flow.
Le partage de flows pour une revue collaborative : cette fonctionnalité permet au propriétaire d’un flow de donner un accès en lecture à ce flow à d’autres utilisateurs et offre les fonctionnalités suivantes :
Poser des notes : une note est un texte libre, formaté (sous-ensemble du langage Markdown [4]) qu’un utilisateur peut ajouter à un flow ou à un élément d’un flow (généralement une source, une cible ou un nœud), et qu’il soit ou non le propriétaire de ce flow.
Poser des statuts : un statut est un état (accompagné éventuellement d’un commentaire) qu’un utilisateur peut ajouter à un flow (qui lui a été partagé) ou à un élément d’un flow (généralement une source, une cible ou un nœud), à condition qu’il ne soit pas le propriétaire de ce flow. Le statut a forcément une des trois valeurs suivantes : Approuvé, Vigilance ou Refusé.
Recevoir des notifications par e-mail : elles sont envoyées automatiquement aux personnes concernées quand un des trois événements suivants se produit :
Ajout / suppression d’un partage (revue collaborative).
Ajout d’une note.
Ajout / modification d’un statut.
Les dernières notes posées sur des flows partagés par l’utilisateur ou partagés avec l’utilisateur sont visibles sur sa page d’accueil en haut à droite (onglet Notes récentes)
.
Les derniers statuts posés sur des flows partagés par l’utilisateur ou partagés avec l’utilisateur sont visibles sur sa page d’accueil en haut à droite (onglet Statuts récents)
.
11.2. Copie d’une source de données
Un utilisateur peut envoyer une copie de ses sources de données à d’autres utilisateurs de la même organisation.
Chaque destinataire de la copie peut instantanément se connecter à la source de données copiée.
Prudence
Toutes les informations de connexion sont transmises lors de la copie d’une source de données, y compris les mots de passe ou les clés d’accès.
Pour copier une source de données, il suffit d’effectuer un clic droit sur cette source de données dans le catalogue :
Sélectionner le ou les Destinataires de la copie :
Si un préfixe est spécifié , le nom de la source de données transférée sera préfixé par la valeur spécifiée.
11.3. Copie de flows
Un utilisateur peut envoyer une copie d’un ou plusieurs de ses flows à d’autres utilisateurs de la même organisation. Les destinataires pourront modifier et/ou exécuter ces copies.
Prudence
Lors de la copie de flows, les sources de données utilisées par les flows copiés (que ce soit via des nœuds Source ou des nœuds Sink) sont copiées dans le catalogue du (ou des) destinataire(s).
Les informations de connexion sont transmises lors de la copie de flows, sauf les mots de passe ou les clés d’accès. Pour exécuter les flows qu’il a reçus, chaque destinataire devra s’authentifier en éditant dans le Catalogue la ou les sources données copiées lors de la copie des flows.
Note
Si vous avez envoyé au préalable des sources de données à un destinataire (voir chapitre « Copie d’une source de données », ces dernières ne seront pas recréées lors de la copie de flows puisque le destinataire les possède déjà. Il ne lui sera pas non plus nécessaire de s’authentifier puisque la copie de sources de données transmet l’intégralité des identifiants de connexion (y compris les mots de passe et les clés d’accès).
Pour copier un seul flow, cliquez sur le bouton de partage en bas à droite de la vignette du flow :
Pour copier plusieurs flows en une seule opération, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton Partage de Flows dans la barre du haut :
La fenêtre de Partage des flows s’ouvre.
Sélectionnez l’onglet Envoyer une copie :
Pour envoyer une copie des flows sélectionnés à des utilisateurs, ajoutez-les à la liste de droite
.Le nom des flows et des sources de données transférés seront préfixés par la valeur spécifiée
.Le groupe cible spécifié sera assigné aux flows transférés. Si un flow à transférer est déjà dans un groupe, le groupe cible spécifié sera ajouté comme préfixe suivi du séparateur “/”.
.
Avertissement
La copie de flows sera refusée si :
Un des flows est invalide.
Un des flows utilise « Mon espace de travail » comme Source car c’est un espace disque local au serveur Tale of Data.
Un des flows contient un processeur de type Référentiel Cible : les référentiels sont potentiellement déjà partagés entre les différents membres d’une organisation.
11.4. Partage de flows pour une revue collaborative
11.4.1. Fonctionnement
Le propriétaire d’un flow peut partager ce dernier avec un ou plusieurs utilisateurs de Tale of Data appartenant à la même organisation (i.e. au même tenant) pour organiser une revue collaborative.
Seul le propriétaire d’un flow peut partager ce dernier.
Le bénéficiaire du partage peut :
Ouvrir le flow.
Prévisualiser les données au niveau de chaque nœud.
Accéder en lecture à la configuration de chaque nœud.
Poser des notes et/ou des statuts sur le flow global ou sur un élément donné du flow.
Voir les notes et les statuts posés par d’autres bénéficiaires du partage ou les notes posées par le propriétaire du flow lui-même.
Le bénéficiaire du partage ne peut pas :
Modifier / supprimer le flow : il ne peut donc ni supprimer, ni ajouter des nœuds. Il ne peut pas non plus modifier la configuration d’un nœud.
Exécuter le flow.
Dupliquer le flow.
Partager le flow.
Pour partager un flow avec d’autres utilisateurs, il suffit de cliquer sur le bouton de partage dans la vignette du flow:
La fenêtre qui s’ouvre permet de sélectionner les utilisateurs qui auront accès en lecture au flow que l’on souhaite partager :
La fenêtre de Partage de Flows s’ouvre.
Sélectionnez l’onglet Revue collaborative :
Pour envoyer, partager le flow sélectionné (revue collaborative) avec des utilisateurs, ajoutez-les à la liste de droite .
Sur la page d’accueil des flows :
Les flows que d’autres utilisateurs ont partagés avec vous apparaissent en vert
.Les flows que vous avez partagés avec d’autres utilisateurs apparaissent en jaune
.
11.4.2. Cycle de vie d’un partage de flows
Lorsqu’un flow est supprimé, le partage, les notes et les statuts associés à ce flow sont supprimés.
Lorsqu’un flow est dupliqué, le partage, les notes et les statuts associés à ce flow ne sont pas dupliqués.
Tout utilisateur accédant à un flow accède à la liste de l’ensemble des utilisateurs partageant ce flow.
Le propriétaire d’un flow peut supprimer le partage pour tout ou partie des utilisateurs avec lesquels il avait partagé ce flow. Dans ce cas, ni les notes ni les statuts associés à ce flow ne sont supprimés.
11.4.3. Les notes
Une note est un texte libre (avec des informations de formatage : gras, italique, listes, etc.) permettant de partager de l’information sur un flow ou un élément d’un flow (généralement une source, une cible ou un nœud).
Un note se définit par :
Une cible : c’est l’item sur lequel est posée la note (le flow dans son ensemble, une source, une cible ou un nœud).
Un auteur.
Une date et une heure de création.
Un texte libre.
Les notes permettent d’engager une discussion entre le propriétaire du flow et les éventuels bénéficiaires du partage (par exemple sur le fonctionnement ou sur la finalité du flow ou d’un élément du flow).
L’ajout d’une note déclenche l’envoi d’une notification par e-mail à toutes les personnes concernées autre que l’auteur de la note lui-même.
Lorsqu’un utilisateur se connecte à Tale of Data, il voit sur sa page d’accueil la liste des liens vers les dernières notes concernant les flows :
Dont il est propriétaire et qu’il a partagé avec d’autres.
Pour lesquels il est en partage.
Depuis l”Ecran d’accueil, un clic sur le bouton en haut à droite du lien (ou un double-clic sur le corps du lien) permet d’ouvrir la note dans le fil de discussion concerné dans le flow :
Seul le propriétaire d’un flow peut répondre directement à une note en cliquant sur le bouton 
:
Lorsque le propriétaire d’un flow répond à une note posée par un utilisateur avec lequel il partage un flow, il adjoint à sa réponse un état qui peut prendre les valeurs suivantes :
En cours.
Fait.
Refusé.
Note
La réponse à une note est visible par tous les autres utilisateurs avec lesquels le flow est partagé.
11.4.4. Les statuts
Un statut est un état de validité (accompagné éventuellement d’un commentaire) qu’un utilisateur peut ajouter à un flow ou à un élément d’un flow (généralement une source, une cible ou un nœud), à condition qu’il ne soit pas le propriétaire de ce flow et que ce flow ait été partagé avec lui par son propriétaire.
Un statut se définit par :
Une cible : c’est l’item sur lequel est posé le statut (flow dans son ensemble, source, cible ou nœud).
Une valeur d’état :
Approuvé : poser un statut de type Approuvé équivaut à dire que l’on valide l’élément sur lequel le statut a été posé.
Vigilance : poser un statut de type Vigilance équivaut à dire que l’on émet une « réserve » sur l’élément sur lequel le statut a été posé.
Refusé : poser un statut de type Refusé équivaut à dire que l’on considère que l’élément sur lequel le statut a été posé présente un certain nombre de problèmes, et qu’à ce titre, le flow concerné ne devrait pas être exécuté en production.
Un auteur.
Une date et une heure de création.
Un texte libre.
Un statut peut être modifié uniquement par son auteur.
L’ajout ou la modification d’un statut déclenche l’envoi d’une notification par e-mail à toutes les personnes concernées autre que l’auteur du statut lui-même :
Le propriétaire du flow.
Les autres bénéficiaires du partage du flow.
Lorsqu’un utilisateur se connecte à Tale of Data, il voit sur sa page d’accueil la liste des liens vers les derniers statuts posés concernant les flows :
Dont il est propriétaire.
Pour lesquels il est en partage.
Depuis l”Ecran d’accueil, un clic sur le bouton en haut à droite du lien (ou un double-clic sur le corps du lien) permet d’ouvrir l’élément concerné dans le flow et d’accéder à l’intégralité du statut :
11.4.5. Les notifications par e-mail
Une notification par e-mail est automatiquement envoyée à chaque événement suivant :
Partage d’un flow.
Arrêt du partage d’un flow.
Ajout d’une note.
Ajout ou modification d’un statut.
Dans le cas du partage (ou d’arrêt du partage) d’un flow, les destinataires de l’e-mail sont les bénéficiaires du partage (ou les utilisateurs avec lesquels le flow n’est plus partagé).
Dans le cas d’une note ou d’un statut les destinataires de l’e-mail sont les personnes concernées autres que l’auteur de la note ou du statut lui-même :
Le propriétaire du flow.
Les autres bénéficiaires du partage du flow.
S’il s’agit d’une note ou d’un statut, pour des raisons de confidentialité, l’e-mail ne contient pas le commentaire associé.